AppSheet開発：業務アプリと自動化の構築

AppSheetは、特定の種類のアプリに非常に優れています。限界を率直に把握しておくことで、後の作り直しを防げます。

AppSheetが適しているのは次のような場合です：

• チームがすでにGoogle Workspaceを使っている。AppSheet Coreはほとんどの有料Workspaceエディションに含まれているため、ライセンス費用がゼロになる場合があります。
• 社内向けの業務である：現場フォーム、点検、作業票、承認、在庫、タスクリスト、シンプルな顧客・案件記録など。
• データがすでにGoogle スプレッドシートやExcelにあり、プロセスも明確だが、コピー、催促、再入力に手間がかかっている。
• ユーザーがスマートフォンで、ときには電波のない場所で作業し、写真、署名、GPS、バーコードを記録する必要がある。
• 数週間で稼働させたい、そして変更のたびに開発者に頼まなくても自社のスタッフが後から調整できるようにしたい。

AppSheetが適していないのは次のような場合です：

• デザインやレイアウトを完全にコントロールしたい。AppSheetはデータから画面を生成するため、細部までのブランディングには制約があります。
• サインイン、決済、複雑なユーザー導線を備えた、数千人の顧客向けの公開プロダクトである。それはカスタムソフトウェア開発の領域です。
• データ量が多く、それがスプレッドシートにある。スプレッドシートは上限に達するよりかなり前に遅くなります。データベースで解決できますが、Googleの料金ページではクラウドデータベース接続はEnterprise Plusプランの項目に記載されています。
• 重いトランザクション処理、同一レコードでのリアルタイム共同編集、同期のたびに多数のテーブルをまたぐ複雑な計算が必要である。
• 社内がMicrosoft 365とDataverseで統一されている。その場合は通常Power Appsの方が適しています。

どちらとも言えない場合は、最初の打ち合わせでその旨をお伝えし、ローコード開発の他の選択肢とAppSheetを比較します。

AppSheetアプリの価値の大半は、誰かが「保存」をタップした後に起こることにあります。AppSheetの自動化はボットで構築します。ボットはイベント（レコードの追加、更新、削除、またはスケジュール）を監視し、条件を確認して、一連のステップからなるプロセスを実行します。当社が最もよく設定するのは次のものです：

• 定期レポート。未完了案件の日次サマリー、期限切れ請求書の週次リスト、顧客ごとの月次レポートなどを、PDFまたはメールとして決まった時刻に生成・送信します。スケジュール実行のボットにはCoreプラン以上が必要です。
• レコードからの書類作成。見積書、請求書、点検報告書、証明書をGoogle ドキュメントのテンプレートから作成し、ドライブに保存してメール送信までを一度に行います。PDF生成はすべてのプランで利用できます。
• 通知。メール、SMS、プッシュ通知はAppSheetに標準搭載されています。WhatsAppは標準機能ではなく、WhatsApp Business Platformまたはメッセージングプロバイダーへのwebhookが必要で、そのプロバイダー独自の料金とテンプレートのルールが適用されます。webhookにはCore以上が必要です。
• 承認フロー。発注書、休暇申請、値引きを適切な承認者に回し、承認者はアプリ内またはメールのアクションリンクから承認できます。対応がなければエスカレーションが実行され、履歴はレコードに残ります。
• データの変更。条件を満たすとステータスが進み、親レコードから子レコードが作成され（たとえば各犬の日課から日次チェックリストを作成）、誰がいつ変更したかが値に記録されます。
• OCR。AppSheetは、レイアウトが固定されたフォームの画像から文字を読み取り、項目に入力できます。GoogleはOCRをEnterprise Plusの機能として記載しており、学習には4～10枚のサンプル画像が必要で、オフライン、名刺、チェックボックスを使うフォームでは機能しません。読み取りが難しい書類には別のツールを使います。

AppSheetから直接接続できないシステムまで自動化を広げる必要がある場合は、Google Apps Scriptや外部のワークフローツールを追加します。これは当社の業務プロセス自動化サービスと同じ種類の作業を、AppSheetのフロントエンドに適用するものです。

チーム全員で共有するスプレッドシートには、セキュリティがありません。AppSheetアプリは、意図的に設定すれば高いセキュリティを実現できます。当社がすべての構築で設定する管理項目は次のとおりです：

• サインインの必須化。ユーザーはGoogle、Microsoft、その他の対応プロバイダーでサインインし、アプリのユーザーリストに登録された人だけがアクセスできます。サインインがない場合、AppSheetはライセンス上、すべてのデバイスを別々のゲストユーザーとして数えます。
• ユーザーの役割。AppSheetにはアプリのユーザーリスト上に管理者とユーザーの役割があり、さらに独自の役割（マネージャー、臨床スタッフ、技術者など）を持つスタッフテーブルを追加して、各担当者が閲覧・操作できる範囲を制御します。役割によるユーザー管理はCore以上の機能として記載されています。
• セキュリティフィルター。セキュリティフィルターは、各ユーザーのデバイスに届く行を決めます。たとえば自分の担当案件だけ、自分の地域の案件だけ、といった具合です。フィルターを通らない行はスマートフォンに送信されません。セキュリティフィルターにはCore以上が必要です。
• テーブルの更新モードと編集可能な列。各テーブルで追加、更新、削除を役割ごとに許可またはブロックできるため、現場ユーザーが請求書を削除することはできません。
• デバイス上の暗号化。Core以上で利用でき、オフライン用にキャッシュされたデータはスマートフォン上で暗号化されます。
• 監査ログとバージョン履歴。すべてのプランに記載されており、アプリで何が変わったかを確認し、問題のあるリリースを元に戻せます。

組織レベルでは、Google Workspaceの管理者がGoogle 管理コンソールで組織のAppSheetのオン・オフを切り替え、ライセンスを管理できます。Enterprise Plusではさらにガバナンス機能が加わります：アプリを作成できるユーザーの制限、チーム向けのガバナンスポリシー、アプリ作成者の自動レポート、ユーザーアクティビティの追跡、チームの監査ログのBigQueryへのエクスポートです。規制対象のデータを扱う場合は、これらの管理機能とWorkspaceの契約範囲を踏まえてアプリを設計し、AppSheetがそのデータの置き場所として適さない場合はその旨をお伝えします。